Persondatapolitik

Databehandling i Ølgod Valgmenighed

Den 25. maj 2018 trådte en ny persondataforordning i kraft, kaldet GDPR (General Data Protection Regulation). Herunder beskrives Ølgod Valgmenigheds (ØV) politik om, hvordan vi forholder os til denne forordning, dvs. hvorfor, hvordan og hvor længe vi opbevarer, behandler og sletter persondata på medlemmer og bidragydere.

Spørgsmål vedr. Ølgod Valgmenigheds håndtering af persondata kan rettes til

Præsten på e-mail: Klik her el. formand på e-mail: Klik her 

 

Hvilke oplysninger?

Ved indmeldelse i ØV oplyses navn, adresse, telefonnummer, e-mail og CPR-nr. Vi har brug for kontaktoplysninger, så vi kan komme i kontakt med medlemmerne, enten skriftligt eller telefonisk.

Vi beder om CPR-nr. af hensyn både til kommunens registrering af medlemskabet af ØVM og til skattefradrag i forbindelse med gaveindbetalinger. Hvis du ikke er medlem af Folkekirken i forvejen og heller ikke ønsker skattefradrag af gavebidrag, behøver du naturligvis ikke at oplyse CPR-nummer.

Vi deler ingen oplysninger med tredjepart, medmindre vi har indhentet samtykke dertil.

Opbevaring og sletning

Vi opbevarer dataene indtil udmeldelse. Derefter sletter vi alle data, bortset fra navnet. Navnet vil vi gerne beholde af historiske hensyn, så vi kan følge udvikling i, hvor mange medlemmer vi har haft de enkelte år. Hvis nogen ikke ønsker at stå på denne historiske medlemsliste, sletter vi også gerne navnet på baggrund af en anmodning. Herefter erstattes navnet af NN + et tal.

Data om medlemskab opbevares forsvarligt hos formanden og præsten. Med ’forsvarligt’ forstås, at data i fysisk form opbevares i et aflåst rum, og elektronisk data opbevares i et sikret PC-program med kode.

Data om deltagelse i udvalg og arrangementer opbevares hos formanden/lederen af udvalget eller arrangementet. Vi gør naturligvis alle medarbejdere opmærksomme på at slette data igen, når de ikke længere tjener et formål. Også her gælder det, at vi i et vist omfang tillader os at gemme lister kun med navne, så vi kan følge udviklingen. Disse slettes naturligvis på anmodning.

Ved udmeldelse af ØV gør vi opmærksom på, at vi sletter vedkommende i vores system.

 

Indsigt, rettelse og sletning

Enhver har ret til at få indsigt i, hvilke persondata vi behandler om vedkommende selv. Man har naturligvis ret til at få rettet urigtige data. Endelig har man ret til at få slettet persondata, blot man er opmærksom på, at det i nogle tilfælde kan begrænse vores service til pågældende person.

 

Videregivelse af persondata

Vi forbeholder os ret til at dele kontaktoplysninger (tlf.nr., e-mail- og postadresse) med andre medlemmer, når det vurderes hensigtsmæssigt, fx i forbindelse med planlægning af arrangementer, og til formål der har til hensigt at fremme Ølgod Valgmenigheds formål.

Vi er opmærksomme på, at persondata kun bør deles via sikre linjer, og vi opfordrer derfor vores medlemmer til at være opmærksomme på dette, når der deles noget.

Vi forbeholder os ret til at dele alle oplyste persondata internt i Ledelsen, hvis det vurderes relevant i forbindelse med en drøftelse. Vi vil dog være opmærksomme på, at sådanne drøftelser er i ’lukket forsamling’, og at der derfor ikke skrives oplysninger i referater, som vi ikke har indhentet særlig tilladelse til.

Vi deler CPR-nr. oplysninger med SKAT, så du kan få fradrag på selvangivelsen.

 

Håndtering af brud på data

I tilfælde af en læk i vores database, kontaktes Datatilsynet højst 72 timer efter konstatering af bruddet, og de involverede personer hurtigst muligt. Afhængig af, hvad der er sket, vil vi forholde os til det, minimere skaden og gøre vort bedste for at udbedre.

 

Vedr. børn

Behandling af data om børn under 18 år skal skriftligt godkendes af forældrene. 

 

Vedr. Ølgod Valgmenigheds hjemmeside

Information kommer

 

Behandleraftaler

Vi har pt. indgået behandleraftaler med 2 virksomheder:

  • WinKas.PRO i forhold til vores bogføringssystem. Deres system behandler data vedr. medlemsbidrag og gavebidrag.

  • DataLøn fra Bluegarden A/S, som behandler data i forbindelse med udbetaling af løn.

 

Dataansvarlig

Ølgod Valgmenighed

Formand Henrik Tygesen

Lynevej 6, 6870 Ølgod

Tlf: +45 5222 5246

E-mail: Klik her 

CVR: 26095077

 

Senest opdateret  Oktober 2020.

99505

Ølgod Valgmenigheds konto:

Reg.: 7703 Nr.: 1105992

  • Facebook
  • YouTube