Persondatapolitik

1. Håndtering af persondata

Denne korte persondatapolitik har til formål at give et tydeligt overblik over, hvordan Ølgod Valgmenighed (herefter kaldet ØVM) håndterer persondata. ØVM er i den forbindelse det dataansvarlige organ, så hvis du finder forhold i denne politik eller omkring ØVM’s håndtering af persondata, som du ikke kan acceptere, opfordres du til at kontakte:

 

Dataansvarlig for Ølgod Valgmenighed:

Formand for ØVM

Mailadresse og tlf.nr. findes på hjemmesiden

https://www.ovmh.dk/kontakt

 

1.1. Hvorfor indsamler vi og behandler personoplysninger?

ØVM indsamler de oplysninger, der er nødvendig af hensyn til administration i forhold

til økonomiske bidrag, skatteindberetning, løn- og pensions-forhold samt til at håndtere ØVM’s berettigede interesse i at koordinere de frivilliges tjenester med henblik på opfyldelse af ØVM’s formål:

https://www.ovmh.dk/love-og-vedtaegter

 

1.2. Hvilke personoplysninger indsamler vi og hvorfra?

Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnumre, CPR-numre,.

Registrerings- og kontonummer anvendes i begrænset omfang og kun ved samtykke.

Oplysninger om dåb, vielse, begravelse, ansættelsesforhold for ØVM’s ansatte samt

oplysninger om de frivilliges tjenester i ØVM.

Vi anmoder om Børneattest, hvis man underviser konfirmander eller medvirker i Børnekirken.

Oplysningerne indsamles i forbindelse med

  • ansøgning om medlemskab i ØVM og kirkelige handlinger

  • data om bidragydere, der ikke er medlem af ØVM

  • ansættelse i ØVM

  • engagement i frivillige tjenester i ØVM

                            

1.3. Opbevaring og sletning af personoplysninger

Data om medlemskab opbevares forsvarligt hos formanden og præsten. Med ’forsvarligt’ forstås, at data i fysisk form opbevares i et aflåst rum, og elektronisk data opbevares i et sikret Pc-program med kode, der varetages af kassereren og økonomiansvarlig

Data om deltagelse i udvalg / arrangement opbevares hos formand / bestyrelsesmedlem / leder af aktuelt udvalg eller arrangementet. Data slettes igen, når de ikke længere tjener et formål.

Vi opbevarer dataene indtil udmeldelse. Derefter slettes alle data, bortset fra navnet. Navnet vil vi gerne beholde af historiske hensyn, så vi kan følge udvikling i, hvor mange medlemmer vi har haft de enkelte år. Hvis nogen ikke ønsker at stå på denne historiske medlemsliste, sletter vi også gerne navnet på baggrund af en anmodning. Herefter erstattes navnet af NN + et tal.

Dog opbevares oplysninger om fradragsberettigede bidrag i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning.

 

1.4. Videregivelse af persondata

Vi forbeholder os ret til at dele kontaktoplysninger (tlf.nr., e-mail- og postadresse) med andre medlemmer, når det vurderes hensigtsmæssigt, fx i forbindelse med planlægning af arrangementer, og til formål der har til hensigt at fremme ØVM’s formål.

Vi er opmærksomme på, at persondata kun bør deles via sikre linjer, hvilket medlemmer opfordres til at være opmærksomme på.

 

1.5 Billeder på Hjemmesiden

Situationsbilleder i forbindelse med gudstjenester og arrangementer i ØVM kan blive lagt på Hjemmesiden.

Efter forudgående aftale desuden fotos af ansatte, bestyrelsesmedlemmer og frivillige med faste opgaver v. gudstjenesten.

Man kan til enhver tid henvende sig til præst eller formand, hvis man ønsker billeder fjernet fra Hjemmesiden.

 

2. Samtykke

De nævnte personoplysninger behandles af ØVM uden samtykke, idet formålet med oplysningerne vurderes indenfor et eller flere af følgende:

  • En kontrakt med den registrerede

  • Den dataansvarliges retlige forpligtelser

  • Den registreredes eller en anden fysisk persons vitale interesser.

  • En opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse

  • En legitim interesse, som ikke overgås af den registreredes interesser eller rettigheder.

 

Samtykke udbedes i forbindelse med tjenester, hvor dette specifikt kræves.

 

3. Sikkerhed og indsigt

Du har ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger ØVM opbevarer om dig. Såfremt du måtte ønske det, skal du rette henvendelse til ØVM - jvf. pkt. 1.

I tilfælde af en læk i vores database, kontaktes Datatilsynet senest 72 timer efter konstatering af bruddet, og de involverede personer orienteres hurtigst muligt.

Afhængigt af, hvad der er sket, vil vi forholde os til det, minimere skaden og gøre vort bedste for at udbedre.

 

4. Behandleraftaler

Vi har pt. indgået behandleraftaler med 2 virksomheder:

WinKas.PRO i forhold til vores bogføringssystem. Deres system behandler data vedr. medlemsregistrering, medlemsbidrag og gavebidrag.

DataLøn fra Bluegarden A/S, som behandler data i forbindelse med udbetaling af løn.

 

5. Cookies

På vores Hjemmeside gøres der brug af cookies til at indsamle webstatistik. En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Cookies indeholder ikke personoplysninger såsom e-mailadresser og bruger-id.

 

6. Offentliggørelse

Den til grundlæggende persondatapolitik kan til enhver tid udleveres ved henvendelse til

den dataansvarlige. Se under pkt. 1.

 

 

Persondata-politikken er revideret og offentliggjort d. 06-04-2021