​​Persondatapolitik

1. Håndtering af persondata

Denne korte persondatapolitik har til formål at give et tydeligt overblik over, hvordan Ølgod Valgmenighed (herefter kaldet ØVM) håndterer persondata. ØVM er i den forbindelse det dataansvarlige organ, så hvis du finder forhold i denne politik eller omkring ØVM’s håndtering af persondata, som du ikke kan acceptere, opfordres du til at kontakte:

Dataansvarlig for Ølgod Valgmenighed:

Formand for ØVM

Mailadresse og tlf.nr. findes på hjemmesiden

Klik her

1.1. Hvorfor indsamler vi og behandler personoplysninger?

ØVM indsamler de oplysninger, der er nødvendig af hensyn til administration i forhold til økonomiske bidrag, skatteindberetning, løn- og pensions-forhold samt til at håndtere ØVM’s berettigede interesse i at koordinere de frivilliges tjenester med henblik på opfyldelse af ØVM’s formål.

1.2. Hvilke personoplysninger indsamler vi og hvorfra?

Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnumre, CPR-numre,.

Registrerings- og kontonummer anvendes i begrænset omfang og kun ved samtykke.

Oplysninger om dåb, vielse, begravelse, ansættelsesforhold for ØVM’s ansatte samt oplysninger om de frivilliges tjenester i ØVM.

Vi anmoder om Børneattest, hvis man underviser konfirmander eller medvirker i Børnekirken.

Oplysningerne indsamles i forbindelse med

• ansøgning om medlemskab i ØVM og kirkelige handlinger

• data om bidragydere, der ikke er medlem af ØVM

• ansættelse i ØVM

• engagement i frivillige tjenester i ØVM

1.3. Opbevaring og sletning af personoplysninger

​

Data om medlemskab opbevares forsvarligt hos formanden og præsten. Med ’forsvarligt’ forstås, at data i fysisk form opbevares i et aflåst skab, og elektronisk data opbevares i et sikret Pc-program med kode, der varetages af kassereren og økonomisekretæren.

Data om deltagelse i udvalg / arrangement opbevares hos formand / bestyrelsesmedlem / leder af aktuelt udvalg eller arrangementet. Data slettes igen, når de ikke længere tjener et formål.

Vi opbevarer dataene indtil udmeldelse. Derefter slettes alle data, bortset fra navnet. Navnet vil vi gerne beholde af historiske hensyn, så vi kan følge udvikling i, hvor mange medlemmer vi har haft de enkelte år. Hvis nogen ikke ønsker at stå på denne historiske medlemsliste, sletter vi også gerne navnet på baggrund af en anmodning. Herefter erstattes navnet af NN + et tal.

Dog opbevares oplysninger om fradragsberettigede bidrag i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning.

​

1.4. Videregivelse af persondata

Vi forbeholder os ret til at dele kontaktoplysninger (tlf.nr., e-mail- og postadresse) med andre medlemmer, når det vurderes hensigtsmæssigt, fx i forbindelse med planlægning af arrangementer, og til formål der har til hensigt at fremme ØVM’s formål.

Vi er opmærksomme på, at persondata kun bør deles via sikre linjer, hvilket medlemmer opfordres til at være opmærksomme på.

1.5 Billeder på Hjemmesiden

Situationsbilleder i forbindelse med gudstjenester og arrangementer i ØVM kan blive lagt på Hjemmesiden.

Efter forudgående aftale desuden fotos af ansatte, bestyrelsesmedlemmer og frivillige med faste opgaver v. gudstjenesten.

Man kan til enhver tid henvende sig til præst eller formand, hvis man ønsker billeder fjernet fra Hjemmesiden.

2. Samtykke

De nævnte personoplysninger behandles af ØVM uden samtykke, idet formålet med oplysningerne vurderes indenfor et eller flere af følgende:

• En kontrakt med den registrerede

• Den dataansvarliges retlige forpligtelser

• Den registreredes eller en anden fysisk persons vitale interesser.

• En opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse

• En legitim interesse, som ikke overgås af den registreredes interesser eller rettigheder.

Samtykke udbedes i forbindelse med tjenester, hvor dette specifikt kræves.

3. Sikkerhed og indsigt

Du har ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger ØVM opbevarer om dig. Såfremt du måtte ønske det, skal du rette henvendelse til ØVM - jvf. pkt. 1.

I tilfælde af en læk i vores database, kontaktes Datatilsynet senest 72 timer efter konstatering af bruddet, og de involverede personer orienteres hurtigst muligt.

Afhængigt af, hvad der er sket, vil vi forholde os til det, minimere skaden og gøre vort bedste for at udbedre.

4. Behandleraftaler

Vi har pt. indgået behandleraftaler med 2 virksomheder:

WinKas.PRO i forhold til vores bogføringssystem. Deres system behandler data vedr. medlemsregistrering, medlemsbidrag og gavebidrag.

DataLøn fra Bluegarden A/S, som behandler data i forbindelse med udbetaling af løn.

5. Cookies

På vores Hjemmeside gøres der brug af cookies til at indsamle webstatistik. En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Cookies indeholder ikke personoplysninger såsom e-mailadresser og bruger-id.

6. Offentliggørelse

Den til grundlæggende persondatapolitik kan til enhver tid udleveres ved henvendelse til den dataansvarlige. Se under pkt. 1.

Persondata-politikken er revideret og offentliggjort d. 06-04-2021

​

​

​

​

​

Retningslinje for håndtering af krænkende adfærd i Ølgod Valgmenighed

Formål

Formålet med retningslinjen er at forebygge krænkende adfærd, samt at beskrive, hvordan en mulig hændelse, håndteres i Ølgod Valgmenighed.

Definition af krænkende adfærd

Ligebehandlingsloven: Der foreligger sexchikane, når der udvises enhver form for uønsket verbal, ikke verbal eller fysisk adfærd med seksuelle undertoner med det formål eller den virkning, at krænke en persons værdighed, navnlig ved at skabe et truende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller ubehageligt klima.

Det er en krænkende adfærd, når barnet/den unge inddrages i seksuelle handlinger, som han/hun udviklingsmæssigt ikke er i stand til at forstå, og som barnet/den unge derfor er ude af stand til at give et kvalificeret tilsagn om at ville være med til eller ej.

Der er tale om et seksuelt overgreb, når et medlem i menigheden - ansat eller frivillig - udnytter sin stilling eller position til at tilfredsstille egne seksuelle behov. Seksuelle overgreb er klart defineret i den gældende straffelov.

Andre krænkelser defineres i denne sammenhæng som fx et klap i numsen, visning af nøgenbilleder eller ved upassende / seksualiseret sprogbrug.

Her kan også være tale om, at en leder eller medarbejder udnytter sin stilling eller position til at overskride den andens grænser gennem manipulation eller direkte tvang til handlinger, som ligger uden for gældende retningslinjer i kirken og samfundet i øvrigt.

Det er i øvrigt strafbart at have nogen form for seksuel omgang med børn og unge under 18 år, hvis man har status som underviser, opdrager eller har en overlegenhed i kraft af alder og status. Det vil sige den position, som en medarbejder har i forhold til børn/unge i kirken.

Forebyggelse

• Det er til enhver tid ledelsens ansvar at gældende lovgivning overholdes (bl.a. at indhente børneattester)

• Det er medarbejderens opgave at være opmærksom på individuelle grænser og at vælge aktiviteter, som tager hensyn til behovet for intimsfære og højere grad af blufærdighed. Et knus kan eksempelvis opfattes forskelligt af medarbejderen og barnet/den voksne; og ironi, sarkasme eller indforståede bemærkninger kan blive opfattet som mobning.

• Ved samtale eller lignende med børn – er det en god idé, hvis muligt, at medarbejderen bliver i rummet sammen med de andre børn – og evt. trækker sig hen til et hjørne.

• Ved toiletbesøg bør medarbejderen ikke låse sig inde på toilettet med barnet, men stå udenfor med åben dør/dør på klem.

• Medarbejderen bør undgå at være alene med børn på afsides steder.

• Hvis medarbejderen er nødt til at være alene med et barn/en ung, er det en god idé, at en anden leder er orienteret.

Identificering

Hvis der er mistanke om krænkende adfærd, skal der reageres med det samme. 

Den krænkede (særligt ift. voksne)

Det kan være svært at afgøre, om der er tale om flirt eller chikane. 

Det er afgørende, at den, der føler sig krænket, har sagt fra og gjort opmærksom på, at handlingen er uønsket og ubehagelig. Hvis den krænkende person ikke respekterer dette og ændrer sin adfærd, er der tale om chikane. 

Det er en god idé for den krænkede at gemme eventuelle beviser (fx sms’er, mails, breve mv.)

Det er en god idé, at den krænkede ikke er alene om at afklare, om der er tale om sexchikane/overgreb. Hvis man føler sig krænket, bør man, alt efter situationen, først henvende sig til en fortrolig. 

Håndtering

• Hvis man er blevet krænket/har overværet en krænkelse, er det vigtigt, at man kontakter præsten eller formanden i bestyrelsen hurtigst muligt, så man kan få den rette hjælp, og overgrebene kan blive stoppet.

• Ved mistanke eller konkret viden om seksuelle overgreb eller andre forhold, der er i direkte modstrid med gældende lovgivning, SKAL de sociale myndigheder og evt. politi involveres. Hvis der er tvivl, så spørg myndighederne.

• Ved mistanke eller konkret viden om seksuelle overgreb og enhver anden form for krænkelse/grænseoverskridende handling mellem voksne og børn, SKAL menighedens bestyrelse og menighedens åndelige vejleder involveres, så de kan træde til med nødvendig opfølgning både ift. den / dem, der har været udsat for krænkelsen og ift. den, der har begået krænkelsen.

• Den mistænkte skal straks gøres bekendt med anklagen og det uacceptable i adfærden. 

• Bestyrelsen sikrer straks, at krænkelserne ikke fortsætter, og at krænkeren drages til ansvar.

• Bestyrelsen vurderer i hvert enkelt tilfælde, om der er behov for at træffe særlige forholdsregler. Det kan f.eks. være fritagelse fra enkelte eller flere opgaver.

• Den ramte person får hurtigst muligt tilbudt den fornødne hjælp til medicinsk og psykologisk restituering. Hvis der er tale om en mulig lovovertrædelse, tilbydes den ramte person hjælp til politimæssig, retlig eller anden opfølgning på krænkelsen.

• Hvis menigheden eller dele heraf er bekendt med krænkelsen, og hvis krænkelsen har skabt utryghed eller anden form for uro, overvejer bestyrelsen, hvordan dette tackles på bedst mulige måde.

• Menighedens bestyrelse vil arbejde for, at krænkeren (og evt. dennes nærmeste), tilbydes vejledning/sjælesorg eller lignende.

• Det er desuden bestyrelsen, der har ansvar for kontakt til fx pressen, hvis det bliver relevant.